David Allen è il creatore di GTD che è una tecnica che richiede.

ci sono 5 passi, cosa succede se abbiamo qualcosa fuori controllo?

  1. identificare i task che teniamo nella testa
  2. Chiarificare cosa significano per noi
  3. Organizzare queste cose per prioritá
  4. Avere una visione globale su tutte le cose che ci sono da fare
  5. Prendere le più importanti e finalizzarle

La cosa piú critica di questo metodo è quella di fare solo ed esclusivamente le cose che abbiamo nella nostra lista, e ogni volta che ci viene qualche idea o abbiamo qualcosa da fare, allora prima di farlo lo mettiamo nella lista e lo compariamo alle altre cose che ci sono.

Se non è nella lista allora è qualcosa che non esiste e non lo consideriamo.

Un’altro principio è che se abbiamo qualche task che stimiamo che duri meno di due minuti, non importa la sua priorità, lo possiamo fare immediatamente.

David Allen stima che per implementare correttamente questo sistema ci vogliano almeno due anni, però credo che con molta dedicazione e attenzione ai dettagli uno lo possa fare in meno tempo.

Come tool io uso Wunderlist, che è una applicazione gratuita che permette di creare liste e funziona da qualsiasi dispositivo.

É molto pratico perché ho sempre con me il mio smartphone ed è quasi instantaneo creare una lista e aggiungere task da fare.

Una caratteristica importante di Wunderlist è che si possono assegnare scadenze alle cose che vogliamo fare, quindi si possono organizzare i task di oggi il giorno prima e ricevere notifiche sulla scadenza di ogni item.

GTD serve a svuotare la propria mente e mettere tutto per scritto diviso in task, in questo modo si è più agili mentalmente senza tutto il sovraccarico di informazioni che possono derivare da tenersi in testa tutte le cose da fare.

Trasmette un senso di libertà e organizzazione impressionante, e immediatamente uno diventa piú produttivo e conscio di dove sta spendendo il proprio tempo.

Includo questa immagine da wikipedia che spiega esattamente il flusso delle cose da fare.

GTD_schema

Metodo

Quando si elabora una lista di task, si segue uno stringente flusso di lavoro:

Iniziare dall’inizio

Eseguire un elemento alla volta

Se un elemento non ha bisogno di un’azione particolare.

  • archiviarlo per riferimento futuro
  • cestinarlo
  • valutare il suo eventuale utilizzo in seguito

Se un elemento richiede una azione…

  • farla subito e chiuderla (se richiede meno di due minuti)
  • delegarla
  • rimandarla ad una data specifica (pianificandola)
  • inserirla in una lista di cose da fare appena possibile